A tarefa de um gestor de facilities é auxiliar as empresas a cumprirem suas funções e entregarem seus produtos e serviços com agilidade, segurança e lucratividade. Deixar que a empresa foque no seu negócio, sem se preocupar com tarefas secundárias a ele.
O termo facilities é utilizado para determinar o setor que coordena as consideradas “atividades de bastidores”, que são atividades como: portaria, recepção, limpeza, manutenção, conservação e segurança, entre outros.
Que apesar de serem atividades FUNDAMENTAIS, podem ser facilmente terceirizadas para assim, otimizar a gestão como um todo.
Ao invés de ter uma equipe interna para a realização dessas tarefas que demandam profissionais e insumos, a empresa busca uma empresa que se responsabilize pela contratação da mão de obra e materiais necessários para a execução das tarefas.
É também a empresa de facilities que selecionam, contratam, treinam e arcam com os custos, encargos e obrigações trabalhistas, além de supervisionar se o serviço está executado com excelência.
E vamos combinar, em tempos de concorrência acirrada, terceirizar as operações e tarefas é uma decisão estratégica, que inclusive pode ser decisiva para ganhar mercado e melhorar seus resultados.
O que é preciso para fazer a gestão de facilities?
Para realizar a gestão de facilities ou serviços de forma mais eficiente, o profissional deve estar ciente de como acontecem os processos internos da organização. Somente assim ele será capaz de atender às demandas diárias e antecipar-se às necessidades futuras.
Isto é: precisa de conhecimento amplo e visão estratégica. Logo, deve ser munido de informações atualizadas, que podem ser obtidas através de um checklists de gestão de facilities.
Se a organização não terceiriza suas atividades-meio, precisa ter um estoque muito mais amplo e completo. Afinal, deve dar conta da demanda de insumos, equipamentos e ferramentas diversas. Neste caso, o gestor deve, ainda, controlar este estoque – aumentando as responsabilidades da organização.
Quais são os serviços de facilities mais procurados?
O mercado de gestão de facilities cresce ano após ano, e com o cenário da pandemia teve sua atuação ainda mais valorizada e um fator que influenciou muito esse setor são as legislações específicas que regem os contratos trabalhistas e impactam diretamente nas obrigações legais das empresas, o que fez o setor de facilities ampliar ainda mais a sua atuação.
Hoje, os serviços mais procurados são:
Limpeza e conservação: Toda organização deve oferecer um ambiente de trabalho saudável para seu clientes e colaboradores, assim como, causar uma boa impressão a todos que transitam pelos ambientes.
Segurança privada: por incluir vigilância, segurança, escolta armada e transporte de valores, exige profissionais extremamente especializados e treinados. E, por ter uma legislação rigorosa e específica, é um serviço que precisa ser terceirizado.
Recepção, zeladoria e portaria: desde pequenas empresas até condomínios residenciais necessitam destes serviços e têm optado pela terceirização;
Jardinagem e paisagismo: novamente, um serviço que não demanda a presença diária de um profissional no local, tornando mais econômica a contratação de facilities;
Recrutamento e seleção: tendo em vista a grande demanda do setor de RH atualmente, terceirizar este setor é sinônimo de agilidade e precisão. Pois, as terceirizadas conseguem aplicar testes de habilidades psicológicos aos candidatos, entregando profissionais dentro do perfil desejado;
Quais são os reais benefícios de terceirizar a gestão de facilities?
Sem dúvidas um dos maiores benefícios da terceirização da gestão de facilities está em reduzir os custos fixos das empresas, algo que é muito considerado nos dias de hoje, assim como assegurar a execução das tarefas por profissionais qualificados e treinados para as necessidades específicas de cada setor.
Entre as vantagens estão:
Redução do custo com encargos e processos trabalhistas;
Diminuição do trabalho com emissão de folha de pagamento;
Redução dos problemas com a ausência de funcionários;
Redução da estrutura de RH;
Desburocratização de contratações de pessoal;
Dispensar a necessidade de treinamento para funções específicas;
Diminuição dos riscos de acidentes de trabalho;
Terceirização das atividades insalubres e perigosas, para que sejam desempenhadas por profissionais mais treinados;
Terceirização da compra de materiais, insumos, instrumentos e equipamentos de proteção para execução de atividades especializadas;
Eliminação do investimento de tempo e recursos para conhecer as normas, convenções e legislações específicas de cada tipo de profissão.
Retirando todo esse peso do quadro de despesas e esforços da empresa, ela pode otimizar seus recursos e ganhar agilidade e eficiência administrativa. Assim podendo focar exclusivamente nos seus resultados e indicadores de qualidade. Gerando mais produtividade e lucratividade, aplicando os recursos de pessoal da empresa para executar as tarefas que realmente fazem parte do seu negócio.
E quais os principais desafios da Gestão de Facilities
Por ser um mercado em ascensão, existem muitos desafios diários que impactam as empresas que enveredam pelo ramo de gestão de facilities.
Dentro desses desafios diários estão o turnover, falta de mão de obra qualificada, cuidado com o meio ambiente, gestão de contratos e um dos fatores principais, a atenção aos custos.
Alto Turnover: A alta rotatividade é uma realidade que impacta a maioria das empresas que tentam contratar esses profissionais por conta própria, sem terceirizar uma empresa especializada na gestão de facilities. Isso acontece porque esses profissionais estão sempre em busca de melhorias na sua carreira, e como as empresas precisam se preocupar com a sua saúde financeira, optam por pagar salários dentro do piso, o que resulta em salários mais baixos.
Sendo assim, a falta de valorização financeira desses profissionais e a inexistência de planos de carreira faz com que eles busquem melhores oportunidades de emprego.
Falta de mão de obra qualificada:
Ainda que o índice de desemprego esteja alto, é difícil encontrar profissionais com as competências necessárias para atender com excelência as necessidades da sua empresa, muitas vezes até pelo desconhecimento de todas as atividades que esse ambiente necessita e por falta de treinamento adequado e conhecimento das melhores práticas e às vezes, não conseguem apresentar a assiduidade e a pontualidade exigidas. Tornando esse desafio muito grande.
Cuidado com o meio ambiente e sustentabilidade: O hábito cultural dos contratados é outro ponto essencial para a excelência do serviço prestado, e muitos dos profissionais no mercado não têm o treinamento e orientação necessária para de cuidados básicos como: economia de energia elétrica, água e materiais em geral. Cujo uso em excesso pode causar impactos ao meio ambiente no longo prazo.
Gestão de contratos: Quando uma organização opta por contratar uma empresa de facilities, ela precisa ter um gestor ou equipe que gerencie esses contratos. E, ainda, verifique sua conformidade, prazos, valores e renovações. Bem como fique atento se a contratada cumpre rigorosamente a legislação trabalhista.
No caso da empresa terceirizada, ela precisa atender ao que foi contratado e estar preparada para demandas surpresa.
Qual a importância de terceirizar a gestão facilities nas empresas?
A maior vantagem de terceirizar a gestão de facilities está em ter mais tempos e recursos livres para a empresa focar na produtividade e lucratividade do seu negócio.
Dessa forma a empresa consegue manter apenas um profissional para fazer a gestão de contratos da terceirizada, sem a necessidade de gerenciar tempo e recursos para toda uma equipe com profissionais especializados em cada atividade necessária para o funcionamento e saúde do ambiente.
Assim é possível observar a redução de custos internos e das demandas do setor de RH.
Dentre os relatos de satisfação de nossos clientes, é possível identificar o impacto e melhorais que a terceirização da gestão de facilities traz para eles, como a redução de folha de pagamento e encargos,
Isso também impacta diretamente na capacidade de competitividade dos nossos clientes, que podem atuar em seu negócio sem se preocupar com essas atividades que não fazem parte do core do negócio, gerando assim um aumento no networking empresarial e alcance dos seus serviços.
Segundo dados da Associação Brasileira de Facilities (ABRAFAC), o mercado de empresas de facilities superou US$ 1 trilhão em 2019. Isso é fruto da importância que o tema tem assumido na economia mundial.
Entendendo na prática:
Pensa com a gente:
Em um ambiente onde há um jardim que precisa de uma manutenção semanal ou quinzenal, e para essa manutenção você depende de profissionais especializados para essa atividade.
Manter estes profissionais no quadro de funcionários, para que façam essa manutenção apenas nesses períodos, representa um custo muito elevado para a empresa e dessa forma, é mais econômico e eficiente contratar uma empresa terceirizada e especializada na área.
Isso impacta diretamente nos seus custos com contratação, compra de equipamentos específicos e insumos para essa manutenção.
Por que a Hineni é a solução para a sua Gestão de Facilities?
A Hineni já está há mais de 13 anos no mercado ajudando empresas a focarem nos seus negócios e potencializarem os seus resultados.
Oferecemos toda a estrutura necessária para a manutenção e organização dos seus espaços contando com profissionais altamente capacitados e frequentemente treinados nas melhores práticas relacionadas à gestão de facilities:
Limpeza
Copa
Recepção
Recepção Bilingue
Zeladores
Manutencistas
Jardinagem e Paisagismo
Bombeiros Civis
Porteiros
Controladores de Acesso
Somos a solução completa para tornar o seu negócio mais eficiente e focado na produção de resultados.
Pensou em Gestão de Facilities: Pensou na Hineni.
E o nosso lema é:
Estamos sempre aqui!!
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